Unser Ziel ist es, den Partnern zu helfen

Interview mit
Oliver Thelen (qualitas Winter_2022)

Ereignisse jenseits des Normalfalls gibt es in einem komplexen Prozess täglich. Doch wann ist ein Vorfall Routine, wann zieht eine Krise herauf? Über Prävention, Krisenmanagement und Krisenkommunikation im QS-System berichtet Oliver Thelen.

Oliver Thelen ist seit 2007 Stellvertreter des Geschäftsführers und Justiziar bei QS. Er ist unter anderem verantwortlich für Krisenkommunikation, Compliance und die Verträge mit den Systempartnern.

Oliver Thelen ist seit 2007 Stellvertreter des Geschäftsführers und Justiziar bei QS. Er ist unter anderem verantwortlich für Krisenkommunikation, Compliance und die Verträge mit den Systempartnern.

Was ist ein Krisenfall?
Oliver Thelen: Ist das immer so dramatisch, wie es klingt? Bei einem Krisenfall besteht Gefahr für Leib, Leben, Vermögen, Wirtschaftsgüter oder auch das QS-System im Ganzen. Solche Fälle haben wir selten, vielleicht zwei oder drei im Jahr. Am häufigsten sind die sogenannten Routinefälle. Da geht es um Vorkommnisse, die täglich passieren, die für den Betrieb und die Qualitätssicherung relevant sind, aber sonst keine Auswirkungen haben. Neben den Krisenfällen und den Routinefällen gibt es noch die sogenannten Ereignisfälle. Hierunter verstehen wir alle Vorkommnisse, die tatsächlich zu einer konkreten Gefahr werden können.


Wie wichtig ist die Kommunikation?

Thelen: Die Kommunikation ist ganz entscheidend. Hier geht es darum, diejenigen einzubeziehen, die informiert werden müssen. Dabei ist zu schauen, welches Risiko und welche Gefahr von dem Vorkommnis tatsächlich ausgehen. Wenn wir zu der Einschätzung gelangen, dass ein Vorkommnis über den Betrieb hinaus relevant ist, muss der Kreis größer gezogen werden, ohne dass dadurch unnötig Verunsicherung erzeugt wird.

Wann ist der Punkt erreicht, dass ein Betrieb Besuch von QS bekommt?
Thelen: Wenn es zum Beispiel Fotos und Filmmaterial aus der Tierhaltung gibt. In der Regel ist das unschönes Material, sonst würde es nicht aufgezeichnet und irgendjemandem zugespielt. Wir sichten das Material und treffen dann häufig die Entscheidung, dass unsere Sonderauditoren den Betrieb anschauen müssen. Das hilft dem Betrieb, weil er sich mit der Einschätzung unserer Sonderauditoren gegen ungerechtfertigte Anfeindungen
wehren kann. Und es hilft uns, weil wir die Verhältnisse vor Ort besser bewerten und gegebenenfalls notwendige Korrekturen auf den Weg bringen können. Wenn wir solchen Hinweisen nicht nachgehen würden, hätten wir unseren Job nicht verstanden.

 

Was raten Sie einem solchen Unternehmen?
Thelen: Wer ist zu informieren? Im Zweifelsfall sind die QS-Geschäftsstelle, der Bündler und das zuständige Veterinäramt zu informieren. Auch hier hängt es von der Tragweite des Vorkommnisses ab. Wichtig ist immer: zeitnah informieren, korrekt informieren, vollständig informieren. In Ereignis- und Krisenfällen muss dabei laufend zwischen Schnelligkeit und Vollständigkeit abgewogen werden.

Wie viel Prävention steckt im Krisenmanagement?
Thelen: Krisenmanagement und Krisennachbereitung sind immer auch Krisenprävention, denn die ordentliche Aufarbeitung eines Ereignis- oder
Krisenfalls bringt ja Wissensgewinn und Lerneffekte mit – aufseiten des Systempartners und aufseiten von QS. Spannender ist die umgekehrte
Frage: Wie viel Krisenmanagement steckt in der Krisenprävention? Wenn wir für die erhobenen Daten Instrumente haben, die uns als Frühwarnsystem dienen, können wir schleichende Krisen erkennen und eingreifen, bevor Schlimmeres geschieht. Mit dem Tierhaltungsindex, der aus dem Salmonellenstatus, den Befunddaten und den Auditergebnissen gebildet wird, steht uns beispielsweise bei QS ein wichtiges Instrument der Früherkennung zur Verfügung.

Ist die Tierhaltung in der Summe der kritischste Bereich?
Thelen: Interessanterweise registrieren wir im QS-Ereignis- und Krisenmanagement die meisten Vorfälle im Bereich der Futtermittelwirtschaft.
Das ist aber auf die herausragende Kooperationsbereitschaft und Sensibilität in der Futtermittelwirtschaft, nicht auf mangelhafte Produktions- und Vermarktungsbedingungen zurückzuführen. Vorfälle werden von der Futtermittelwirtschaft gemeldet und von QS bearbeitet – und das funktioniert sehr gut! In der Tierhaltung haben wir es mit deutlich mehr Betrieben, deutlich vielfältigeren Strukturen und – ganz wichtig! – mit Lebewesen zu tun. Gibt es hier unschönes Foto- oder Filmmaterial, bekommt das sofort eine mediale Aufmerksamkeit, die wir auf den anderen Stufen der Wertschöpfungskette so nicht haben.

 

Können Sie eine Entwicklung ausmachen, was die Ereignisse angeht?
Thelen: Die Rückstandssituation bei Obst und Gemüse ist viel besser geworden. Gravierende Vorfälle, die für die Öffentlichkeit relevant sind, gibt es nur noch selten. Im Bereich Tierhaltung und Fleisch hat sich das Bild auch gewandelt. Zunächst wurde QS als Veranstaltung der Fleischwirtschaft wahrgenommen, was viele Gegner und Kritiker auf den Plan gerufen hat. Heute ist das anders. Wir haben uns als Qualitätssicherungssystem ein Stück weit Anerkennung erarbeitet. Auch, weil wir unabhängig von Größe oder Relevanz des Unternehmens oder der Person durchgreifen, wenn das aus Gründen der Qualitätssicherung und der Lebensmittelsicherheit erforderlich ist.

 

Ausgehend vom Worst Case – es gab einen Verstoß, der ist belegt. Welche Möglichkeiten hat QS, so etwas langfristig zu unterbinden?
Thelen: Verstöße gegen einzelne Anforderungen werden im Auditbericht festgehalten. Es werden Korrekturmaßnahmen vereinbart, die der Systempartner innerhalb der gesetzten Frist umsetzen muss. Problematisch wird es dann, wenn ein Verstoß gegen ein sogenanntes K.O.-Kriterium festgestellt wird. K.O.-Kriterien sind Anforderungen, die beispielsweise wegen ihrer Bedeutung für den Tierschutz besonders wichtig sind. Wird ein solcher Verstoß festgestellt, wird ein Sanktionsverfahren gegen den Systempartner eingeleitet. Der Systempartner wird aufgefordert, eine Stellungnahme abzugeben. Dann geht der Fall an den Sanktionsbeirat. Dieser kann den Verstoß mit unterschiedlichen Sanktionen ahnden: Leichteste
Sanktion ist die Ermahnung. Es folgt die Verhängung von Vertragsstrafen bis zu einer Höhe von 50.000 Euro. Zuletzt können Systempartner zeitweise für die Lieferung in das QSSystem gesperrt oder dauerhaft aus dem System ausgeschlossen werden. Letzteres ist der Worst Case, der aber eher selten vorkommt.

 

Können Sie auch schnell handeln, wenn Gefahr im Verzug ist?
Thelen: Ja. Es gibt immer auch die Möglichkeit der Sofortmaßnahme. Wir können als Geschäftsstelle Betriebe bis zu sechs Wochen sperren, ohne erst den Sanktionsbeirat einzuberufen. Das muss einfach sein, weil es manchmal Fälle gibt, in denen Abwarten weder in der Wahrnehmung der Öffentlichkeit noch aufgrund der konkreten Situation opportun wäre.

 

Und auch 24/7?
Thelen: Wir sind grundsätzlich rund um die Uhr erreichbar. Wir haben ein Krisentelefon, und die Kollegen, die da drangehen, wissen, was zu tun ist. Auch nachts um 3 Uhr, am Wochenende oder an Weihnachten.

 

Was ist aus dem letzten Jahr in Erinnerung geblieben – außer Covid und Afrikanischer Schweinepest?
Thelen: Im laufenden Jahr hatten wir ein größeres Vorkommnis rund um die Umdeklaration und Rückverfolgbarkeit von Waren. Auch solchen Vorkommnissen gehen wir nach – erst recht dann, wenn es sich um größere Warenmengen handelt, deren Bezug oder Verbleib nicht zweifelsfrei geklärt werden kann.

 

Wie schwer oder leicht ist es, bei solchen Vorkomnissen für Aufklärung zu sorgen?
Thelen: Unser System ist nicht darauf ausgerichtet, mit forensischen Methoden solche Vorfälle aufzudecken. Wir nehmen aber jede Information auf,
die wir erhalten – gleich, ob die Information von einem Auditor, aus den Medien, von Systempartnern oder aus anonymen Quellen kommen.

 

Was hat ein Systempartner von den Prüfungen im QS-Krisenmanagement?
Unsere Systempartner können sicher sein, dass wir jedem Fall sorgfältig nachgehen und die Qualitätssicherung entlang der gesamten Wertschöpfungskette für alle Beteiligten im Auge behalten. Der Krisenstab ermittelt im Einzelfall den Sachverhalt und unterstützt die Systempartner
aktiv bei der Bewältigung von Ereignis- und Krisenfällen – auf operativer und kommunikativer Ebene. Im QS-Krisentagebuch halten wir dann fest, welche Maßnahmen wir auf operativer und kommunikativer Ebene ergriffen haben. Damit schaffen wir größtmögliche Transparenz für alle Beteiligten.

 

Wenn ein Fall an die Öffentlichkeit kommuniziert werden muss, wie hat man sich das vorzustellen?
Thelen: Krisenkommunikation ist immer ein Drahtseilakt. Wir müssen die beteiligten Kreise hinreichend informieren, müssen dabei aber stets die Rechte der betroffenen Systempartner und den Datenschutz im Auge haben. Das Recht gibt uns selbst im Ereignis- und Krisenfall Leitplanken, die wir zu respektieren und zu achten haben. Wegen dieser Leitplanken sind wir bei der Kommunikation der Vorkommnisse eher restriktiv. Wir ermutigen unsere Systempartner, die Kommunikation im Ereignis- und Krisenfall gegenüber Systempartnern, Öffentlichkeit und Aufsichtsbehörden selbst zu übernehmen.
Dass wir uns an die Aufsichtsbehörden wenden, wäre die Ultima Ratio, wenn wir wegen einer Gefahr im Verzug dringend handeln müssten, um Schaden von anderen abzuwenden und der Gefahr der Strafbarkeit des eigenen Handelns zu begegnen.

 

Gibt es einen Fall, an den Sie sich nicht gern erinnern?
Thelen: Es gab zu Beginn meiner Arbeit bei QS eine heftige Dauerauseinandersetzung mit einer Tierrechtsorganisation. Ein Mega-Verriss des QS-Systems zur besten Sendezeit im Fernsehen, Aktionsseiten im Internet, Brief- und E-Mail-Kampagne. Die Auseinandersetzung zog sich über vier Jahre, mit einer Reihe von Gerichtsverfahren, die alle wie das Hornberger Schießen ausgingen. Am Ende haben eine zufällige Begegnung und klärende Gespräche diesen Streit beendet. In Erinnerung bleiben natürlich auch Themen wie EHEC in Gemüse, Aflatoxin in Mais oder Jakobskreuzkraut im Rucola. Fälle, die uns über Wochen hinweg sehr beschäftigt haben.

 

Die Mittel aus den Sanktionen fließen ja in die Wissenschaft. Schließt sich da der Kreis, das System zu verbessern?
Thelen: Wichtig ist, dass die Gelder aus den Vertragsstrafen der Branche wieder zugutekommen. Und bei einigen hundert Sanktionsfällen pro Jahr kommen auch Beträge zusammen, die sinnvoll eingesetzt werden können. Setzen wir diese Mittel für Wissenschaft und Forschung im Branchenumfeld ein, können wir in der Tat wichtige Impulse für die Weiterentwicklung in unserer Branche setzen.

 

 


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